Zeiterfassung – das A & O für einen wirtschaftlichen Betrieb

In jedem Betrieb ist die Zeiterfassung ein wesentlicher Bestandteil der Organisation, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter korrekt zu ermitteln, Überstunden zu errechnen und den Lohn darauf abzustimmen. Meist ist die Erfassung von Arbeitszeiten im Personalbereich angesiedelt und inzwischen wird dabei oft auf ein automatisiertes Erfassungssystem zurückgegriffen.

Manuell und systematisch

In kleineren Betrieben erfolgt dieser Vorgang meist per Hand auf einem Stundenzettel. Auch regelmäßige Einträge der Arbeitszeiten in Excel-Tabellen sind weit verbreitet. In mittelgroßen und großen Unternehmen werden die Daten hingegen meist durch technische Geräte – sogenannte Erfassungsgeräte – erhoben.

In den 70ern haben Arbeitnehmer noch manuell ihre Zeitkarten abgestempelt. Doch bald kamen elektronische Geräte in Mode – angefangen mit  Steckuhren und Arbeitskarten. Mittlerweile sind viele unterschiedliche Arten elektronischer Zeiterfassungsgeräte im Einsatz.

Arten von Erfassungssystemen

Hierbei wird unterschieden zwischen speziellen Lesegeräten, mobilen Zeiterfassungsmöglichkeiten und internetbasierten Methoden. Jede dieser Arten bringt Vor- und Nachteile mit sich und jedes System ist für ganz spezielle Unternehmensbereiche und –formen geeignet:

Lesegeräte

Unternehmen, welche Lesegeräte verwenden, bringen diese meist am Eingangsbereich des Bürogebäudes an. Dies bringt den Vorteil, dass die Mitarbeiter nicht den Umweg in einen speziellen Raum nehmen müssen und gleich beim Betreten des Betriebes oder der Firma daran erinnert werden, sich anzumelden. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter im Sichtfeld ihrer Kollegen sind – das heißt Manipulationen sind unwahrscheinlicher. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten seine Ankunft zu vermerken. Üblich ist die Registrierung durch die Eingabe seines PINs und das Einlesen seiner Karte.

Heutzutage gibt es jedoch auch innovativere Technologien – so ist es mittlerweile auch möglich sich per Fingerabdruck oder Augenscan anzumelden. Diese Methoden nennen sich biometrische Erfassungsarten. Hierbei ist immer gewährleistet, dass sich der Mitarbeiter jederzeit anmelden kann, da der PIN oder die Karte (im Gegensatz zum Finger oder dem Auge) vergessen oder verloren werden können.

Der Nachteil dieser Geräte besteht darin, dass die Zeit erst ab der Ankunft zu laufen beginnt. Anfahrtszeiten werden somit nicht berücksichtigt und Arbeitnehmer, welche weit von ihrem Arbeitsplatz entfernt wohnen, sind eindeutig benachteiligt.

Mobile Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung hat den großen Vorteil, dass sie ortsunabhängig ist. Das heißt, Arbeitnehmer müssen nicht unbedingt an einem bestimmten Ort sein, damit ihre Zeit erfasst wird. Durch einen persönlichen Datensender im Mobilgerät wird ein Signal an eine Empfängerzentrale übermittelt, sodass die Zeit zu laufen beginnt. Für diesen Dienst stehen Arbeitnehmern verschiedene Applikationen zur Verfügung. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Diensthandys austeilt, auf welchen eine solche App vorinstalliert ist.

Der Nachteil der mobilen Zeiterfassung liegt in der leichten manipulierbarkeit. Um dem entgegenzuwirken geht die mobile Zeiterfassung in den meisten Fällen mit einer Standortermittlung einher. So kann der Vorgesetzte immer nachvollziehen, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet und ob der Beginn der angegebenen Arbeitszeit realistisch erscheint.

Internet-Zeiterfassung

Eine weitere, weit verbreitete Art die Personalzeit zu erfassen, beruht auf internetbasierten Methoden. So gibt es beispielweise spezielle Webseiten, auf denen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten zu einer beliebigen Zeit eintragen können. Diese Variante gibt es auch häufig im internen Netz des Unternehmens – dem sogenannten Intranet.

Fazit

Die Zeiterfassung per Lesegerät ist demnach eher für Arbeitnehmer geeignet, welche für ihre Arbeitserbringung an einem festen Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Ein Beispiel hierfür sind Arbeitnehmer mit Bürotätigkeiten oder solche in Werkstätten.

Die mobile Zeiterfassung eignet sich hingegen für Arbeitnehmer, welche an verschiedenen Orten arbeiten. Darunter fallen nicht nur Außendienstmitarbeiter, sondern beispielsweise auch Bauarbeiter. Diese Variante ermöglicht demnach eine hohe Flexibilität. Webbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen zum Teil ebenfalls eine ortsungebundene Eintragung der Arbeitszeiten. Hier muss unterschieden werden zwischen den Erfassungssystemen auf speziell dafür eingerichteten Webseiten und zwischen Systemen im Intranet.

Alle vorgestellten Methoden sind etablierte Möglichkeiten der Zeiterfassung. Die geeignetste Zeiterfassungsmethode ist dabei immer abhängig von den jeweiligen Tätigkeitsbereichen der Arbeitnehmer. Vor allem bei flexiblen Varianten ist Vertrauen an den Arbeitnehmer Voraussetzung. Zwar kann der Aufenthaltsort vom Arbeitgeber bestimmt werden, allerdings ist diese Information kritisch zu betrachten, da nie 100%ig bestimmt werden kann, ob sich der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen an diesem Ort aufhält. Auch bei den anderen Methoden sollte die Unternehmensführung dafür sorgen, dass die eingesetzten Zeiterfassungssysteme nicht missbraucht werden.

Generell sind Zeiterfassungssysteme für alle Arten von Unternehmen sinnvoll und oft auch notwendig. Sie garantieren nicht nur eine reibungslose Abrechnung, sondern sparen dem Personalmanagement viel Zeit und sind vor allem für flexible Arbeitsmodelle eine wichtige Unterstützung.

Über den Autor: Roland Gmeiner ist Geschäftsführer des mittelständischen Unternehmens Streit Datentechnik GmbH. Das Unternehmen für Büroorganisations-Software von Handwerkern befindet sich bereits seit über 30 Jahren am Markt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.