Priorisieren – Ziel ist es http://www.ziel-ist-es.de Mon, 19 Feb 2024 13:47:05 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.9 Zeitmanagement: Prioritäten setzen mit dem Pareto Prinzip http://www.ziel-ist-es.de/2012/07/17/zeitmanagement-prioritaten-setzen-mit-dem-pareto-prinzip/ Tue, 17 Jul 2012 14:30:08 +0000 http://www.ziel-ist-es.de/?p=59 Wer kennt sie nicht, die produktiven Phasen, in denen alles besser zu funktionieren scheint als über den ganzen restlichen Tag verteilt? Es handelt sich dabei um keine reine Einbildung, sondern um eine Tatsache, die der italienische Ökonom Vilfredo Pareto bereits 1897 entdeckte, wenn auch unter anderen Voraussetzungen. Das Pareto Prinzip lässt sich allerdings auch aufs Zeitmanagement übertragen – für alle, die ihre Zeit gerne effektiver nutzen möchten.

Was ist das Pareto Prinzip?

Vilfredo Pareto untersuchte 1897 die Verteilung des Vermögens in der britischen Bevölkerung und entdeckte dabei eine mathematische Gesetzmäßigkeit. Danach lässt sich die Aussage treffen, dass 80% des Reichtums auf 20% der Bevölkerung verteilt waren – und davon wiederum kann man sich auch weitere prozentuale Angaben der Verteilung ableiten.

Wichtig ist im Zusammenhang mit dem Zeitmanagement jedoch die 80/20-Regel, die sich auf viele andere Bereiche des Lebens übertragen lässt. Wer beispielsweise im Kundensupport arbeitet, wird es wissen: 20% der Kunden ziehen 80% aller Probleme und Beschwerdefälle nach sich. Das Prinzip lässt sich auch auf die Arbeit übertragen und man kann die Aussage treffen: In 20% der Zeit erreicht man 80% dessen, was erledigt werden muss.

Wie wirkt sich das auf die Zeitverteilung aus?

Will man Paretos Kenntnisse einsetzen, um sich die Zeit sinnvoller einzuteilen, braucht man nur eins: Man muss wissen, wo die 20% Aufwand zu finden sind, die 80% der zu erbringenden Leistung gewährleisten. Dann kann man sich Prioritäten setzen und alles andere um diese 20% Aufwand herumlegen, sodass effektive Arbeit sicher ist. Es ist gar nicht so einfach, die Ressourcen zu erkennen, die zum bestmöglichen Erfolg führen werden – am besten geht man dabei empirisch vor.

Das bedeutet, dass man jeden der bisherigen Arbeitsschritte genau hinterfragen und ermitteln muss, wie effektiv man damit wirklich ist. Wenn sich dabei herausstellt, dass ein Arbeitsschritt viel Zeit erfordert und nur wenig für diese Investition bietet, kann er nicht zu den 20% gehören, die man sucht. Dann muss man sich überlegen, ob man andere Prioritäten setzen und ihn auslagern kann oder ob man optimieren muss, damit er schneller und effektiver geht.

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Zeitmanagement für Verkäufer – unverzichtbar für den Erfolg! http://www.ziel-ist-es.de/2012/02/21/zeitmanagement-vertriebstraining-erfolg/ Tue, 21 Feb 2012 12:24:26 +0000 http://www.ziel-ist-es.de/?p=43 Effektives Selbst- und Zeitmanagement

Das Zeitmanagement eines Verkäufers ist die Grundlage für eine erfolgreiche Arbeit. Grundlage ist ebenso ein durch und durch strukturiertes Selbstmanagement, das ein Höchstmaß an Selbstdisziplin erfordert, um eine Steigerung der tatsächlichen Arbeitszeit zu erzielen. Eine effektive, aber individuell zugeschnittene Selbstorganisation ist mit einigen Tipps für jeden Verkäufer machbar. Voraussetzung ist ebenfalls ein hohes Maß an Selbstdisziplin und die Erkenntnis, dass nur Arbeiten mit Struktur den gewünschten Erfolg im Vertrieb bringen kann.

Biorhythmus und Life-Work-Balance

Ein erfolgreiches Zeitmanagement wird oft vom persönlichen Biorhythmus bestimmt, auf den man normalerweise nur wenig Einfluss hat. Jeder Mensch hat seine eigenen Rhythmen, die als Biorhythmen bezeichnet werden, im Körper eines Menschen physiologische Veränderungen verursachen. Ein Verkäufer, der seine Rhythmen kennt, kann die Planung seines Tagesablaufs optimieren und den Tag positiver beginnen.

Ein weiterer wichtiger Punkt für erfolgreiche Selbstorganisation ist die Integration des Privatlebens in das tägliche Zeitmanagement, das unter dem Stichwort „Work-Life-Balance“ immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es geht im Prinzip darum, dass ein Verkäufer durch gutes Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement den richtigen Ausgleich zwischen Freizeit und Arbeit findet.

Tagesplan, To-do-Listen und das Eisenhower-Prinzip

Eine allgemeinverbindliche Empfehlung für einen perfekten Tagesplan gibt es nicht. Alleine die Unterschiede der Aufgaben für Verkäufer im Innendienst oder Aussendienst machen dies nicht möglich. Trotzdem gibt es für den Vertrieb in der Systematik eines Tagesplans Gemeinsamkeiten, die zu jeder Selbstorganisation gehören. Hierzu gehört auch die sogenannte To-do-Liste, die das Zeitmanagement bei der Selbstorganisation bestimmt.

Hilft dem Vertrieb das sogenannte Eisenhower-Prinzip?

Tatsächlich wird das Eisenhower-Prinzip nicht selten als Grundlage für einen erfolgreichen Aussendienst gelehrt. Die Optimierung von Verkauf und Vertrieb soll dadurch erfolgen, dass man ein Zeitmanagement in Kategorien einteilt: 1. Wichtiges/Dringendes zuerst erledigen, 2. Unwichtiges/Nichtdringendes aussortieren! Grundsätzlich gilt im Eisenhower-Prinzip: Wichtiges selbst erledigen, Unwichtiges an Mitarbeiter delegieren! Allerdings ist dieses Prinzip nicht unumstritten, denn jedes Selbstmanagement erfordert auch Flexibilität, die besonders im Verkauf und Vertrieb unverzichtbar ist.

Paretoprinzip 80/20 und ABC-Analyse

Jeder gute Vertrieb kennt das Paretoprinzip. Was nichts anderes heißt, dass man mit weniger Aufwand bessere Verkaufsergebnisse erzielt. Das 80/20-Paretoprinzip beantwortet die für einen Verkäufer, der in Selbstorganisation arbeitet, so wichtige Frage: „Wie viel Prozent des Ergebnisses erziele ich mit wie viel Prozent meines Einsatzes?“ Das Ergebnis: In der Regel führen nur 20 Prozent des Arbeitsaufwands zum Erfolg, was bedeutet, dass Zeitaufwand und Erfolg in einem Missverhältnis stehen.

Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Vergleicht man die Zahl der Kunden und deren Umsatz, stellt man schnell fest, dass nur 20 Prozent der Kunden ca. 80 Prozent Umsatz bringen. Vergleicht man Produkte und die Verteilung deren Umsatzes stellt man fest, dass rund 20 Prozent der Verkaufsprodukte für 80 Prozent des Umsatzes stehen. Diese Erkenntnisse müssen dazu führen, dass im Vertrieb und im Aussendienst effektiveres Arbeiten zumindest diskutiert wird.

Auf Grundlage des Paretoprinzips 80/20 wurde die ABC-Analyse entwickelt, sie ist ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren in Form einer Programmstrukturanalyse. Heute ist die ABC-Analyse in Vertrieb und Verkauf ein perfektes Mittel um zu ermitteln, welche Produkte sich gut und welche sich schlecht verkaufen. Die Gliederung ist recht einfach, denn in der Gruppe A werden die Produkte eingeordnet, die einem Betrieb den größten Umsatz bringen, in der Gruppe C diejenigen mit dem wenigsten. So ist es möglich neue Prämissen zu setzen oder Rationalisierungsmaßnahmen einzuleiten.

Terminplanung sowie Wochen- und Monatsplan

Im Verkauf ist nichts wichtiger als strategisches und organisatorisches Vorgehen. Hierzu gehören unverzichtbar Terminplanung sowie Wochen- und Monatspläne. Gut strukturierte Planung hilft Arbeitsabläufe zu optimieren, Kundentermine nach Priorität effektiv zu vereinbaren und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Kurzfristige Planungen sind im Aussendienst oft unumgänglich, auch dies muss man im Selbstmanagement berücksichtigen, was heißt, dass Terminplanungen in Wochen- und Monatsplänen genügend „Luft“ enthalten müssen.
Fazit

Dies alles bedeutet, dass in den erwähnten Bereichen Kontrollmechanismen im Selbstmanagement unverzichtbar sind, um beste Umsätze zu erzielen. Unverzichtbar sind aber auch die Auswertungen, ob ein Verkäufer tatsächlich erfolgsorientiert und effektiv arbeitet. Hierzu dienen die oben aufgeführten analytischen Instrumente, die aufzeigen, wo noch Verbesserungen möglich sind – bis hin zu einschneidenden Rationalisierungsmaßnahmen.

Geschrieben von: Die Kompakttraining.de Gbr veranstaltet offene Seminare zu zahlreichen Themen der Betriebswirtschaft und Persönlichkeitsentwicklung. Die Zeitmanagement Seminare und Verkaufstrainings dabei ein besonderer Schwerpunkt.

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ABC Analyse http://www.ziel-ist-es.de/2011/10/14/abc-analyse/ Fri, 14 Oct 2011 15:07:48 +0000 http://www.ziel-ist-es.de/?p=21

Selbstorganisation und ein effektives Zeitmanagement sind ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum Erfolg. Es gibt dabei viele Möglichkeiten, das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Die ABC Analyse ist hierbei ein sehr effektives Mittel, um zum einen die eigene Nutzung der verfügbaren Zeit zu kontrollieren und zum anderen Prioritäten im Erledigen von Aufgaben zu setzen. Zudem hilft die ABC Analyse, einen sinnvollen Zeitplan für die tägliche Arbeit aufzustellen. Dabei ähnelt diese Methode dem Eisenhower-Prinzip.

Nach der ABC Analyse werden alle Aufgaben einer von drei Kategorien zugeordnet. In die Kategorie A gehören dabei alle wichtigen Aufgaben, die zudem dringend zu erledigen sind. Die Kategorie B umfasst alle anstehenden Aufgaben, die zum einen etwas weniger wichtig und zum anderen nicht dringend sind. Die letzte Gruppe, die Kategorie C, beinhaltet Aufgaben, die relativ unwichtig sind, aber dennoch irgendwann erledigt werden müssen.

Wer nun die eigene Selbstorganisation analysieren möchte, sollte zunächst eine Woche lang alle Aufgaben, die er erledigt, inklusive der dafür verwendeten Zeit auf einem Blatt Papier oder mittels Software festhalten. Am Ende der Woche werden die Aufgaben dann entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine der Kategorien einsortiert. Nun lässt sich auf einen Blick erkennen, für welche Kategorie man den Großteil seiner Zeit aufwendet. Verbringt man die meiste Zeit mit Aufgaben aus den Kategorien B und C, deutet dies auf ein schlechtes Zeitmanagement hin. Schließlich sollte man die meiste Zeit des Tages in die wichtigen Tätigkeiten investieren, die einen näher zum Erreichen der eigenen Ziele oder der Vollendung größerer Aufgaben führen. In diesem Sinne zeigt die ABC Analyse, ob der eigene Zeitplan optimal genutzt ist oder wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Doch nicht nur zur Analyse, sondern auch bei der täglichen Ausführung von Aufgaben kann die ABC-Methode nützlich sein. Dabei sollte man so vorgehen, dass man alle anstehenden Aufgaben des Tages den einzelnen Kategorien zuteilt. Dann beginnt man zunächst mit den Aufgaben aus der Kategorie A und erst wenn diese erledigt sind, widmet man sich den restlichen Kategorien. Ergänzen kann man dieses System durch das Pareto-Prinzip, indem man 80 Prozent der Zeit mit den wichtigen Aufgaben der Kategorie A verbringt und nur 20 Prozent für Aufgaben aus den Kategorien B und C reserviert.

Den eigenen Zeitplan kann man darüber hinaus weiter entlasten, indem man Tätigkeiten der Kategorien B und C an andere weitergibt. Das Delegieren ist somit nicht ein Abschieben von lästigen Arbeiten, es ist ein Mittel der Selbstorganisation und der sinnvollen Nutzung von Zeit.

Damit dieses Zeitmanagement -System auch effektiv ist, sollten Aufgaben etwa einmal am Tag oder einmal pro Woche hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit überprüft werden. Schließlich können Aufgaben der Kategorie B schnell zu Aufgaben der Kategorie A werden. To-Do-Listen und Kalender helfen dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Beispielsweise kann man jeden Morgen die Aufgaben des Tages überprüfen und in die Kategorien einteilen. Das erleichtert dann den Arbeitsalltag und man kann sich leichter auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren.

Nutzt man die ABC-Methode einige Zeit lang, entwickelt man nach und nach ein Gefühl für die Beurteilung der Aufgaben. Dann fällt das Unterteilen in die Kategorien leichter und auch plötzliche Änderungen werfen nicht die ganze Systematik durcheinander. Denn natürlich muss der eigene Zeitplan flexibel bleiben, da unvorhergesehene Ereignisse die Aufgabenliste durcheinander bringen können. Anrufe, E-Mails, die einer schnellen Antwort bedürfen, oder Probleme, die schnell gelöst werden müssen, können andere Aufgaben auf der Liste der Prioritäten nach hinten verdrängen.

Doch auch, wenn es Situationen gibt, in denen das System für kurze Zeit ins Wanken gerät, hilft die ABC-Methode langfristig Herr des eigenen Zeitmanagements zu bleiben.

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Eisenhower-Prinzip http://www.ziel-ist-es.de/2011/10/13/eisenhower-prinzip/ Thu, 13 Oct 2011 08:12:04 +0000 http://www.ziel-ist-es.de/?p=18 Wer viel arbeitet und zudem seine Freizeit aktiv gestaltet, kommt oft in die Bredouille mehrere Aufgaben gleichzeitig auf der To-Do-Liste zu haben. Da ist ein effektives Zeitmanagement gefordert. Nun gibt es hierfür viele verschiedene Methoden, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Sehr bekannt ist das Eisenhower-Prinzip. Es ist nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der diese Methode für ein besseres Zeitmanagement entwickelte und bekannt machte.

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden alle anstehenden Aufgaben in vier Gruppen unterteilt. Als Kriterien gelten dabei die Merkmale wichtig und nicht wichtig sowie dringen und nicht dringend. Demnach entstehen dann die folgenden Gruppen:

Die erste Gruppe umfasst Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese Aufgaben können weder zeitlich aufgeschoben werden, noch können sie an andere Menschen delegiert werden, da sie so wichtig sind, dass man sie selbst erledigen muss.

In der zweiten Gruppe befinden sich dann Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Für diese Aufgaben müssen lediglich Termine gefunden werden. Hier kann man entscheiden, ob man die Dinge selbst in die Hand nimmt oder an andere weitergibt und die Erledigung lediglich zum gegebenen Zeitpunkt kontrolliert.

Alle Aufgaben, die nicht wichtig aber dringend sind, bilden die dritte Gruppe. Da sie nicht wichtig sind und oft zu den Routinearbeiten gehören, können diese Aufgaben ruhig delegiert werden. Dabei sollte man jedoch auf die sofortige Erledigung achten, die diese Aufgaben nicht aufgeschoben werden können.

Und schließlich bleiben noch alle Aufgaben, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind. Sie gehören in die vierte Gruppe. Diese Aufgaben können langfristig geplant werden oder in einzelnen Fällen auch einfach vollkommen aus der Aufgabenliste gestrichen werden.

Doch wie wendet man das Eisenhower-Prinzip nun an, um das eigene Zeitmanagement in den Griff zu bekommen?

Im Grunde kann man jede Aufgabe, die man auf den Tisch bekommt, sofort einer der Gruppen zuordnen und dementsprechend behandeln. Erhält man beispielsweise eine E-Mail, kann man sich überlegen, ob die Antwort dringend und wichtig ist und somit sofort erfolgen sollte oder ob es genügt, die Antwort-Mail am Ende des Tages oder gar am nächsten Tag erst zu schreiben. Wem es schwer fällt, die Aufgaben einer Gruppe zuzuordnen, sollte sich immer vor Augen halten, welche Folgen das Nichterledigen haben könnte. Wenn die Mail nicht bis 16 Uhr beantwortet wird, verliert man dann einen Kunden? Oder geht eine Lieferung nicht raus? Je nach Antwort merkt man, ob die Erledigung der Aufgabe dringend oder wichtig oder vielleicht auch beides ist.

Sehr effektiv funktioniert diese Zeitmanagement -Methode, wenn man jede Aufgabe sofort gruppiert. Eine andere Möglichkeit besteht darin, anfallende Aufgaben zu sammeln und dann nach und nach durchzugehen und in die Gruppen zu sortieren. Das Sortieren an sich kann unterschiedlich erfolgen. Manche Menschen können sich die Zuordnung der Aufgaben im Kopf merken, ohne durcheinander zu kommen. Anderen hilft es hingegen, auf einem Zettel die Aufgaben in die entsprechenden Gruppen zu sortieren, um einen besseren Überblick zu erhalten.

Beim Abarbeiten der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip sollte man sich zunächst die Aufgaben aus dem Bereich „dringend und wichtig“ vornehmen und zudem die Aufgaben mit den Merkmalen „nicht wichtig, aber dringend“ delegieren. Dann gilt es für die Aufgaben aus der „wichtig, aber nicht dringend“-Gruppe Termine zu finden. Und wann kümmert man sich um die Aufgaben der vierten Gruppe? Gar nicht. Schließlich sind diese weder wichtig noch dringend und wurden bereits von der To-Do-Liste gestrichen.
So macht Arbeit Spaß!

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