Zeitmanagement – Ziel ist es

Zeitmanagement – das beste Hilfsmittel gegen Stress im Studium

Wed, 09 Nov 2011 08:47:00 +0000

Zeitmanagement für Studenten scheint für einen Außenstehenden eher als unnötig, selbst Studenten unterschätzen nicht selten, was sie während eines Semesters alles zu bewältigen haben. Die Folgen dieses Drucks sind nicht zu übersehen, denn nachweislich steigt die Zahl der Studenten, die unter Stresssymptomen leiden.

Ursachen von Studentenstress

Es gibt praktisch zwei herausragende Möglichkeiten die zu Stress führen können, einmal bei denjenigen Studenten die sich viel zu viel vorgenommen haben und dann diejenigen, die das, was auf sie zukommt, total unterschätzen. Vor allem Bachelor- und Masterstudenten stellen schnell fest, dass ihnen Zeitdruck nicht erspart bleibt, und nicht wenige sehen sich überfordert. Das Erlernen von erfolgreichem Selbstmanagement ist heute unverzichtbar, erfordert in der Konsequenz allerdings ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin, erleichtert aber in erheblichem Maße die erfolgreiche Bewältigung von Semesterstress.

Zeitmanagement und Wochenplan

Das wirksamste Mittel gegen diese Problematik ist richtiges Zeitmanagement mit dem Ziel, einen strukturierten Tagesablauf zu erreichen. Für den kurzen Zeitraum einer Woche ist ein strategischer Wochenplan eine gute Möglichkeit, Zeit zu managen. Vielleicht noch wichtiger ist die strategische Planung durch ein Zeitmanagement für ein ganzes Semester, und zwar bevor es beginnt. Hierbei helfen vor allem Modulhandbücher oder Musterpläne, die es für jedes Studium gibt – sie sind die Grundlagen für jeglichen Zeitplan.

Die Ursachen

Im Prinzip ist der Aufbau von Bachelor und Master das Problem, das Studium ist starr und unflexibel, die Wahlmöglichkeiten haben sich reduziert, die Semester bauen direkt aufeinander auf, und auch die Wartezeit für das Wiederholen einer Prüfung kann bis zu einem Jahr betragen. Steht am Semesterende bereits der erste Abschluss, erhöht sich der Druck auf die Studenten noch einmal erheblich. Nur wer sich durch diszipliniertes Selbstmanagement und einen strikten Zeitplan auf ein Semester vorbereitet hat, wird es zumindest mit weniger Stress bewältigen können.
Wichtig: Man sollte immer im Hinterkopf behalten, dass Bachelor und Master Studiengänge sind, die als Vollzeitstudium gedacht sind.

Selbstmanagement: Weniger ist mehr durch gutes Zeitmanagement

Einer der größten Fehler beim Erstellen eines Zeitplans sind überladene Zeitpläne. Man bürdet sich leicht ein Pensum auf, das man bei näherer Betrachtung gar nicht bewältigen kann: strukturiertes Vorgehen ist angesagt! Dieses beginnt mit einem Wochenplan, der sämtliche Veranstaltungen beinhalten muss, um einen Überblick zu erhalten. Fügt man dann noch private Pflichttermine hinzu, dann hat man direkt vor Augen, ob man alle Vorhaben auch tatsächlich bewältigen kann. Fachleute sprechen vom Erfolg durch Visualisierung.

Nicht vergessen: Für eine Stunde Vorlesung sollte eine weitere Stunde zur Nachbereitung eingeplant werden. Fehlt ein Zeitplan, schnappt schneller als man denkt die Zeitfalle zu, was heißt, nichts auf das Semesterende verschieben, es kommt schneller als man denkt.

Fazit und einige Tipps

Wer sich einen Zeitplan oder Wochenplan erstellt, sollte sich nicht nur auf die Prioritäten des Studiums konzentrieren, sondern sich selbst nicht vergessen. Nur wer sich ein privates Rückzugsgebiet gönnt, kann abschalten und neue Kraft für den nächsten Tag sammeln. Selbstmanagement ist eine Chance, das Studium ohne großen Stress zu überstehen – und das ist gut für Geist, Körper und Seele.

ABC Analyse

Fri, 14 Oct 2011 15:07:48 +0000

Selbstorganisation und ein effektives Zeitmanagement sind ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum Erfolg. Es gibt dabei viele Möglichkeiten, das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Die ABC Analyse ist hierbei ein sehr effektives Mittel, um zum einen die eigene Nutzung der verfügbaren Zeit zu kontrollieren und zum anderen Prioritäten im Erledigen von Aufgaben zu setzen. Zudem hilft die ABC Analyse, einen sinnvollen Zeitplan für die tägliche Arbeit aufzustellen. Dabei ähnelt diese Methode dem Eisenhower-Prinzip.

Nach der ABC Analyse werden alle Aufgaben einer von drei Kategorien zugeordnet. In die Kategorie A gehören dabei alle wichtigen Aufgaben, die zudem dringend zu erledigen sind. Die Kategorie B umfasst alle anstehenden Aufgaben, die zum einen etwas weniger wichtig und zum anderen nicht dringend sind. Die letzte Gruppe, die Kategorie C, beinhaltet Aufgaben, die relativ unwichtig sind, aber dennoch irgendwann erledigt werden müssen.

Wer nun die eigene Selbstorganisation analysieren möchte, sollte zunächst eine Woche lang alle Aufgaben, die er erledigt, inklusive der dafür verwendeten Zeit auf einem Blatt Papier oder mittels Software festhalten. Am Ende der Woche werden die Aufgaben dann entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine der Kategorien einsortiert. Nun lässt sich auf einen Blick erkennen, für welche Kategorie man den Großteil seiner Zeit aufwendet. Verbringt man die meiste Zeit mit Aufgaben aus den Kategorien B und C, deutet dies auf ein schlechtes Zeitmanagement hin. Schließlich sollte man die meiste Zeit des Tages in die wichtigen Tätigkeiten investieren, die einen näher zum Erreichen der eigenen Ziele oder der Vollendung größerer Aufgaben führen. In diesem Sinne zeigt die ABC Analyse, ob der eigene Zeitplan optimal genutzt ist oder wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Doch nicht nur zur Analyse, sondern auch bei der täglichen Ausführung von Aufgaben kann die ABC-Methode nützlich sein. Dabei sollte man so vorgehen, dass man alle anstehenden Aufgaben des Tages den einzelnen Kategorien zuteilt. Dann beginnt man zunächst mit den Aufgaben aus der Kategorie A und erst wenn diese erledigt sind, widmet man sich den restlichen Kategorien. Ergänzen kann man dieses System durch das Pareto-Prinzip, indem man 80 Prozent der Zeit mit den wichtigen Aufgaben der Kategorie A verbringt und nur 20 Prozent für Aufgaben aus den Kategorien B und C reserviert.

Den eigenen Zeitplan kann man darüber hinaus weiter entlasten, indem man Tätigkeiten der Kategorien B und C an andere weitergibt. Das Delegieren ist somit nicht ein Abschieben von lästigen Arbeiten, es ist ein Mittel der Selbstorganisation und der sinnvollen Nutzung von Zeit.

Damit dieses Zeitmanagement -System auch effektiv ist, sollten Aufgaben etwa einmal am Tag oder einmal pro Woche hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit überprüft werden. Schließlich können Aufgaben der Kategorie B schnell zu Aufgaben der Kategorie A werden. To-Do-Listen und Kalender helfen dabei, den Überblick nicht zu verlieren. Beispielsweise kann man jeden Morgen die Aufgaben des Tages überprüfen und in die Kategorien einteilen. Das erleichtert dann den Arbeitsalltag und man kann sich leichter auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren.

Nutzt man die ABC-Methode einige Zeit lang, entwickelt man nach und nach ein Gefühl für die Beurteilung der Aufgaben. Dann fällt das Unterteilen in die Kategorien leichter und auch plötzliche Änderungen werfen nicht die ganze Systematik durcheinander. Denn natürlich muss der eigene Zeitplan flexibel bleiben, da unvorhergesehene Ereignisse die Aufgabenliste durcheinander bringen können. Anrufe, E-Mails, die einer schnellen Antwort bedürfen, oder Probleme, die schnell gelöst werden müssen, können andere Aufgaben auf der Liste der Prioritäten nach hinten verdrängen.

Doch auch, wenn es Situationen gibt, in denen das System für kurze Zeit ins Wanken gerät, hilft die ABC-Methode langfristig Herr des eigenen Zeitmanagements zu bleiben.

Eisenhower-Prinzip

Thu, 13 Oct 2011 08:12:04 +0000

Wer viel arbeitet und zudem seine Freizeit aktiv gestaltet, kommt oft in die Bredouille mehrere Aufgaben gleichzeitig auf der To-Do-Liste zu haben. Da ist ein effektives Zeitmanagement gefordert. Nun gibt es hierfür viele verschiedene Methoden, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Sehr bekannt ist das Eisenhower-Prinzip. Es ist nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der diese Methode für ein besseres Zeitmanagement entwickelte und bekannt machte.

Nach dem Eisenhower-Prinzip werden alle anstehenden Aufgaben in vier Gruppen unterteilt. Als Kriterien gelten dabei die Merkmale wichtig und nicht wichtig sowie dringen und nicht dringend. Demnach entstehen dann die folgenden Gruppen:

Die erste Gruppe umfasst Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese Aufgaben können weder zeitlich aufgeschoben werden, noch können sie an andere Menschen delegiert werden, da sie so wichtig sind, dass man sie selbst erledigen muss.

In der zweiten Gruppe befinden sich dann Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Für diese Aufgaben müssen lediglich Termine gefunden werden. Hier kann man entscheiden, ob man die Dinge selbst in die Hand nimmt oder an andere weitergibt und die Erledigung lediglich zum gegebenen Zeitpunkt kontrolliert.

Alle Aufgaben, die nicht wichtig aber dringend sind, bilden die dritte Gruppe. Da sie nicht wichtig sind und oft zu den Routinearbeiten gehören, können diese Aufgaben ruhig delegiert werden. Dabei sollte man jedoch auf die sofortige Erledigung achten, die diese Aufgaben nicht aufgeschoben werden können.

Und schließlich bleiben noch alle Aufgaben, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind. Sie gehören in die vierte Gruppe. Diese Aufgaben können langfristig geplant werden oder in einzelnen Fällen auch einfach vollkommen aus der Aufgabenliste gestrichen werden.

Doch wie wendet man das Eisenhower-Prinzip nun an, um das eigene Zeitmanagement in den Griff zu bekommen?

Im Grunde kann man jede Aufgabe, die man auf den Tisch bekommt, sofort einer der Gruppen zuordnen und dementsprechend behandeln. Erhält man beispielsweise eine E-Mail, kann man sich überlegen, ob die Antwort dringend und wichtig ist und somit sofort erfolgen sollte oder ob es genügt, die Antwort-Mail am Ende des Tages oder gar am nächsten Tag erst zu schreiben. Wem es schwer fällt, die Aufgaben einer Gruppe zuzuordnen, sollte sich immer vor Augen halten, welche Folgen das Nichterledigen haben könnte. Wenn die Mail nicht bis 16 Uhr beantwortet wird, verliert man dann einen Kunden? Oder geht eine Lieferung nicht raus? Je nach Antwort merkt man, ob die Erledigung der Aufgabe dringend oder wichtig oder vielleicht auch beides ist.

Sehr effektiv funktioniert diese Zeitmanagement -Methode, wenn man jede Aufgabe sofort gruppiert. Eine andere Möglichkeit besteht darin, anfallende Aufgaben zu sammeln und dann nach und nach durchzugehen und in die Gruppen zu sortieren. Das Sortieren an sich kann unterschiedlich erfolgen. Manche Menschen können sich die Zuordnung der Aufgaben im Kopf merken, ohne durcheinander zu kommen. Anderen hilft es hingegen, auf einem Zettel die Aufgaben in die entsprechenden Gruppen zu sortieren, um einen besseren Überblick zu erhalten.

Beim Abarbeiten der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip sollte man sich zunächst die Aufgaben aus dem Bereich „dringend und wichtig“ vornehmen und zudem die Aufgaben mit den Merkmalen „nicht wichtig, aber dringend“ delegieren. Dann gilt es für die Aufgaben aus der „wichtig, aber nicht dringend“-Gruppe Termine zu finden. Und wann kümmert man sich um die Aufgaben der vierten Gruppe? Gar nicht. Schließlich sind diese weder wichtig noch dringend und wurden bereits von der To-Do-Liste gestrichen.
So macht Arbeit Spaß!